Informationen på den här sidan kan vara inaktuell.
Välkommen till vår nya hemsida på www.ovanaker.selänk till annan webbplats.

Publicerad

2016-12-19

Upphandlingar – Råd, anvisningar och en checklista

Upphandlingsdialog Dalarna, en enhet inom Länsstyrelsen i Dalarna delar med sig av råd och anvisningar. Vill Du veta mer i detta ämne och/eller har intresse av att vi anordnar en kortare utbildning, kontakta Gunnar Skoglund på Näringslivskontoret.

Så lämnar du anbud

Lämna dina bästa villkor direkt i en upphandling eftersom du bara har en chans.

Var noga med att svara på alla frågor i förfrågningsunderlaget.

Beskriv hur du kan uppfylla kraven för att få bästa möjliga utfall i utvärderingen. Om det finns ska-krav, så är de tvingande och måste uppfyllas för att du ska gå vidare till eventuell utvärdering av bör-krav.

Var noga med att anbudet är korrekt och komplett vid inlämningen. Köparen är inte skyldig att låta dig göra någon form av förtydligande eller komplettering.

Ofullständiga anbud förkastas. Tänk på att svara på alla frågor, även om du som leverantör är känd för köparen. Skriv ditt anbud som om du vänder dig till en mottagare som inte vet någonting om din verksamhet.

Följ anvisningarna om hur anbudet ska utformas; till exempel märk kuvertet på ett visst sätt, signera alla dokument, lämna anbudet i ett visst antal etc. För sent inlämnade anbud får inte prövas. Lämna anbudet på det sätt som anges. Ska anbudet exempelvis lämnas som brev kan du inte skicka in det via e-post.

Checklista för arbetet med ditt anbud

  • Undvik förkortningar och facktermer
  • Följ strukturen i förfrågningsunderlaget
  • Skicka med efterfrågad information
  • Kontrollera att alla ställda krav i förfrågningsunderlaget uppfylls
  • Kontrollera att dina referensers kontaktinformationer är uppdaterade och att de är kontaktade
  • Planera arbetet. Tiden är begränsad
  • Skriv anbudet så att det är lätt att förstå
  • Svara på efterfrågade dokument
  • Hänvisa inte till webbsidor eller andra källor

Vad är viktigast för att lämna ett korrekt anbud?

Viktigast är att möta ska-kraven och svara på köparens frågor. Svara bara på det som efterfrågas och var noga med att alla blanketter är med. Den som bäst uppfyller utvärderingskriterierna vinner upphandlingen.

Vad i förfrågningsunderlaget är viktigast?

Allting! Att du fyller i just det köparen frågar efter! Utvärderingskriterierna avgör upphandlingen, därför måste du förstå hur ditt anbud kommer att utvärderas. Läs utvärderingskriterierna först. Då vet du spelreglerna direkt.

Hur skriver jag det vinnande anbudet?

Genom att besvara det som efterfrågas på ett så bra sätt som möjligt. Att skriva vinnande anbud handlar om att ”sälja på papper” och att ge bevis på att du verkligen vill vinna och få myndigheten som kund. Skriv kort, kärnfullt och tydligt. De flesta uppskattar korta förfrågningsunderlag och kortfattade svar. Om du väljer att skriva en sammanfattning skriver du det viktigaste först.

Hur skriver jag för att få köparen att känna sig trygg?

Följ gärna ordningen i förfrågningsunderlaget. Använd gärna samma ord och uttryck som förekommer i förfrågningsunderlaget. Undvik om möjligt fackuttryck om inte kunden själv använder sådana. Det viktigaste är att du håller dig till det som efterfrågas och ingenting annat.

Sekretess råder

Anbudansökningar och anbud omfattas av så kallad absolut sekretess fram till det att köparen beslutat att tilldela kontraktet till en viss leverantör. Detta innebär att inga uppgifter om lämnade anbud får lämnas ut av köparen innan beslutet är fattat. Det är inte heller tillåtet att uppge hur många anbud som har kommit in.

När tilldelningsbeslutet har meddelats och alla anbud offentliggjorts omfattas anbudsansökningarna av offentlighetsprincipen. De kan således lämnas ut om någon begär det. Förlorade du anbudet är ett tips att begära ut konkurrenternas anbudshandlingar för att lära till nästa gång.

Önskar du som leverantör att någonting ska sekretessbeläggas anger du det i din ansökan. Priset i det vinnande anbudet anses normalt inte vara föremål för sekretess. Observera att offentlighetsprincipen inte gäller för upphandlande myndigheter som är statliga bolag.

Uppfyller du inte alla krav?

Kan ditt företag inte uppfylla ställda krav har du möjlighet att använda dig av underleverantörer för att utföra kontraktet. Du har också möjlighet att gå samman med flera andra företag och lämna anbud. Hamnar du i en sådan situation är det viktigt att komma ihåg att det är du som anbudslämnare som har ansvar gentemot köparen att leverera.

Ta fram viktiga dokument

Det är vanligt att ett anbud ska innehålla dokument som visar ekonomisk ställning. Därför kan det vara bra att förbereda genom att ta fram årsredovisning, kreditupplysning och bolagets tekniska och yrkesmässiga kapacitet. En aktuell företagspresentation kan också vara bra att ha i beredskap. Nu för tiden tar den upphandlande myndigheten oftast själv reda på uppgifter om registreringsbevis, F-skatt och liknande.

Utvärdering: Vem får kontraktet?

Det finns två vägar för köparen att välja mellan när anbuden ska utvärderas. Köparen kan gå efter vilket anbud som är ekonomiskt mest fördelaktigt eller efter lägsta pris, vilket tydligt ska framgå i förfrågningsunderlaget under rubriken ”Utvärderingskriterier”.

Används lägsta pris väljer köparen det anbud som har lägst pris bland de som uppfyller alla ska-krav.

Tillämpas istället ekonomiskt mest fördelaktigt väljer köparen det anbud av de som uppfyller alla ska-krav som bäst motsvarar utvärderingskriterierna. Köparen viktar och poängsätter, både pris och andra faktorer. Hur denna viktning görs ska tydligt framgå i förfrågningsunderlaget.

Vad är det köparen tittar på i mitt anbud?

De obligatoriska kraven – ska-kraven. De handlar dels om krav på dig som leverantör, dels om krav på ditt erbjudande. Köparen tittar också på om anbudet är inlämnat i rätt tid. Alla efterfrågade dokument ska finnas med, alla frågor vara besvarade och uppgift om vad ditt erbjudande kostar. Om begärda uppgifter inte finns med så förkastas anbudet. Köparen tittar på ditt företags historik; vad har ditt företag uppnått fram till idag vad gäller omsättning, vinst, antal uppdrag, antal anställda? Lyft fram den del i din verksamhet som är av intresse för kunden.

Resurser

Köparen vill veta om ditt företag har tillräckligt med resurser för att lösa uppgiften. Tydliggör ditt företags personella resurser och säkerställ hur ni levererar även om en eller flera personer av någon anledning skulle falla bort.

Överklaga en upphandling

Om du tycker att ett upphandlingsbeslut är fattat på felaktiga grunder har du rätt att begära överprövning av beslutet i allmän förvaltningsdomstol. En överprövning kan leda till att upphandlingen får göras om eller att den inte får avslutas förrän rättelse har gjorts.

Kom dock ihåg att inte låta ren besvikelse efter en förlorad upphandling leda till en överprövning. Börja alltid med att vända dig direkt till köparen om du anser att du har blivit felaktigt behandlad i en upphandling. Många processer i domstol kan undvikas genom en sådan kontakt.

Kontraktsskrivning

Var medveten om att inga villkor får ändras. Känn till kraven på respektive avtalspart. Gå igenom förutsättningarna med din nya kund, till exempel kontaktpersoner, beställare, beställningsrutiner, rapportering och uppföljningsmöten.

Kontakt

Ovanåkers kommun
Långgatan 24
828 80 Edsbyn
Tfn 0271-570 00
kommun@ovanaker.se

Information

Ovanåkers kommuns rss-flöde

Nyheter RSS-flöde

Ovanåkers kommuns facebook

Facebook


© Ovanåkers kommun 2015

Läs mer om: [krisens namn]

Text om krisen

Vad:

Var:

Senaste nytt och vanliga frågor: ovanaker.se/krislänk till annan webbplats

Telefonnummer för upplysningar: 0200-120 777

Om du är i fara RING 112

Nyhetsflöde:

RSS-flöde för kris