Hur det funkar om kommunen går över till utskottsorganisation

I september kommer kommunfullmäktige ta ställning till om Ovanåkers kommun ska ändra sin politiska organisation, att gå från nämndorganisation till utskottsorganisation. Kommunchef Mattias Bergström berättar här mer om hur modellerna fungerar och tar upp en vanlig fråga vad gäller allmänna handlingar under en utskottsorganisation.

Syfte med utskottsorganisation

Syftet med förändringen är att skapa kortare beslutsvägar, men framför allt få ett tydligare helhetsansvar och bättre förutsättningar för att arbeta tillsammans över verksamhetsgränserna.

Hur ser det ut i andra kommuner?

Utskottsorganisationen är vanlig i mindre kommuner i Sverige. Det är ungefär 55 kommuner som har en utskottsorganisation och merparten av dem är mindre kommuner. I arbetet med att ta fram underlag till fullmäktige i september så har vi gjort studiebesök hos kommuner som har den här modellen idag, bland annat Leksands kommun, Nordanstigs kommun och Orsas kommun. Det som ofta lyfts fram är just en starkare helhetssyn och att både politiken och tjänsteorganisationen i större utsträckning arbetar gemensamt med kommunens utveckling.

Vad är skillnaden mellan nämnds- och utskottsorganisation?

Idag har vi en nämndsorganisation där varje nämnd är ansvarig för sitt verksamhetsområde. Bland annat har vi barn- och utbildningsnämnden som är ansvarig för skolverksamheten. Nämnden har också ansvar för ekonomi och arbetsmiljö inom sitt område. Om vi förenklar det kan vi likna det vid en företagsstruktur där kommunfullmäktige är koncernledning och varje nämnd fungerar som ett eget företag med en egen styrelse och egen VD.

I en utskottsorganisation ändras det här. Då samlas det övergripande ansvaret i en nämnd, alltså kommunstyrelsen, som får ett tydligare helhetsansvar för både ekonomi, arbetsmiljö men också att verksamhet bedrivs. För att klara det arbetet så behövs det utskott under kommunstyrelsen. Utskotten har framför allt i uppgift att bereda ärenden, d.v.s. analysera och fördjupa sig i frågor innan beslut fattas i kommunstyrelsen. I vissa fall kan utskotten också få delegation på att ta beslut i vissa ärenden. Det innebär att besluten samlas mer centralt, vilket kan ge både bättre överblick men också kortare väg från förslag till beslut.

Var blir kvar?

Kommunfullmäktiges roll förändras däremot inte. Det är fortfarande kommunfullmäktige som beslutar i de stora och övergripande frågorna, som exempelvis budget och verksamhetsplan.

Det finns också områden där organisationen behöver vara fristående. Miljö- och byggnämnden kommer t.ex. fortfarande vara en egen nämnd om vi går över till utskottsorganisation. Det är för att vi behöver ha en nämnd som är fristående och kan hantera myndighetsbeslut, t.ex. bygglov eller andra tillsynsärenden.

Blir det svårare att ta del av allmänna handlingar?

Det har väckts lite frågor under arbetet med utskottsmodellen, och en fråga är om det kommer att bli svårare att ta del av allmänna handlingar i kommunen om vi går över till utskottsmodellen.

Skillnaden blir egentligen hanteringen av arbetsmaterial. Arbetsmaterial är anteckningar eller ofullständiga dokument som inte är färdiga, och de nekas i regel utlämnande. Men om man skickar arbetsmaterial från en nämnd till en annan, då lämnar handlingen en myndighet och landar i en annan myndighet, och då är det i regel en allmän handling som kan begäras ut.

Går vi över till en utskottsmodell så blir det en nämnd och en myndighet, och skillnaden då blir att det blir fler handlingar som är arbetsmaterial. Men det behöver inte betyda att det blir någon större skillnad om vi går över till utskott från nämndsorganisationen. För de handlingar som bedöms som arbetsmaterial i en nämndsorganisation kommer sannolikt att bedömas vara arbetsmaterial även i en utskottsorganisation.

Däremot ska alla handlingar som leder till beslut eller beslutsunderlag kunna lämnas ut. Oavsett om det är nämndsorganisation eller utskottsorganisation så måste alltid en prövning göras och det är samma lagstiftning som gäller.

Sammanfattning

Sammanfattningsvis handlar förslaget om att samla ansvar, stärka helhetsperspektivet och skapa bättre förutsättningar för samarbete, med målet att utveckla verksamheten på ett mer samlat och effektivt sätt.