Kontakt

Beslutsprocessen

Här kan du se ett ärendes gång från inkommen handling till arkivering.

Här följer en beskrivning av hur det går till från det att ett ärende kommer in till dess det är färdigbehandlat. Ärendehanteringen styrs av kommunallagen. Varje steg registreras, från det ärendet ankomststämplas och diarieförs. I diariet går det därför att följa ett ärendes väg, vilka yttranden som kommit in, vilka beslut som tagits och till vem beslutet skickats.

1. Inkommen handling

Inkommen handling, som posten kallas i lagtexten, kan komma från myndigheter, kommuninnevånare eller andra kommunala nämnder. Handlingar som kommer in via fax eller e-post behandlas på samma sätt som brevpost. All post behandlas lika, oavsett hur den kommer till kommunen.

2. Registrering/Diarieföring

All inkommen post diarieförs, vilket innebär att ärendet ankomststämplas med dagens datum och får ett unikt diarienummer. Diarienumret används för att allmänheten ska kunna se vilka ärenden som kommit in och för att underlätta sökning av ärendet.

Varje händelse registreras i diariet under ärendets gång, det kan vara remisser, inkomna yttranden, beslut, expediering av beslut, arkivläggning eller återremiss.

Kommunens handlingar är allmänna. Det innebär att alla har rätt att se de handlingar som kommit in till kommunen. Undantaget är några få som är hemliga.

Grunden för rätt till insyn finns i Offentlighetsprincipen Tryckfrihetsförordningen.

Läs mer om Offentlighetsprincipen.

3. Handläggare

Tjänsteman som tar fram beslutsunderlag och arbetar med utredningar eller andra uppgifter politikerna beslutat om.

4. Beredning

När ett ärende ska behandlas av styrelsen eller en nämnd måste det förberedas, beredas. Kanske behöver handläggaren ta fram en utredning, en kartbild, ett avtalsförslag eller en kostnadsberäkning.

5. Remiss eller yttrande

Ibland behövs synpunkter från en nämnd som har specialkunskaper om ärendet. Då skickas ärendet på remiss. När alla synpunkter lämnats i ärendet går yttrandena tillbaka till handläggaren för sammanställning inför kallelsen.

6. Kallelse eller föredragningslista

Ordföranden har ansvar för att de ärenden som styrelsen/nämnden ska behandla är beredda, det vill säga att kallelsen innehåller de uppgifter/handlingar som krävs för att kunna ta beslut.

Kommunens beslutsprocess bygger på skriftligt material. På så sätt kan allmänheten med stöd av offentlighetsprincipen granska kommunens handläggning av ärenden. Kallelse/föredragningslista och handlingar till sammanträden får ledamöterna sju dagar före sammanträdet. Sammanträdeshandlingar finns även tillgängliga på kommunhuset och på biblioteken.

Kommunfullmäktiges kallelser och protokoll.

7. Politisk behandling - Sammanträden

Kommunfullmäktige beslutar i alla stora och övergripande frågor som rör Ovanåkers kommun och oss som bor här. Exempel på frågor är hur kommunen ska organisera sin verksamhet, hur mycket vi ska betala i kommunalskatt, var det ska byggas nya bostäder och hur mycket barnomsorgen ska kosta. Fullmäktige beslutar om kommunens budget och fördelar pengar mellan de olika nämnderna och deras verksamheter.

De politiska besluten tas på olika nivåer beroende på ärendenas art. För ärenden där de slutliga besluten tas i kommunfullmäktige gäller beredningstvång.

Arbetsutskottet (tar egna beslut samt bereder för styrelsen) Kommunstyrelsen (tar egna beslut samt bereder för fullmäktige) Kommunfullmäktige

8. Protokoll

Efter varje sammanträde skrivs det ett protokoll, en paragraf för varje ärende. Protokollet justeras, skrivs under, av ordföranden och en eller två justeringsmän, allt för att kontrollera att beslutet är riktigt formulerat. Efter justeringen anslås protokollet på kommunens officiella anslagstavla (finns i kommunhusets entréhall samt på Ovanåkers kommuns webbplats).

9. Anslag och överklagande

Efter justering anslås protokollet på kommunens digitala anslagstavla på webben.
Anslaget är ett viktigt besked om att beslut tagits och att tiden för överklagande börjat löpa. Överklagandetiden är tre veckor och är den tid som kommuninvånarna har att överklaga.

Alla folkbokförda i en kommun har rätt att överklaga lagligheten i besluten som kommunen fattar. Det gäller oavsett om det är fullmäktige, styrelsen, nämnderna eller tjänstemän som fattar dem.

Kommunala beslut överklagas genom Laglighetsprövning eller Förvaltningsbesvär.

Den prövande instansen - förvaltningsrätten - kan bara bifalla eller avslå överklagandet. Den kan inte ersätta det överklagade beslutet med ett nytt. Reglerna för laglighetsprövning finns i 10 kap. kommunallagen.

Ärenden som härrör från speciallagstiftningen kan däremot prövas både utifrån laglighets- och lämplighetssynpunkter. Dessa ärenden kan överklagas endast av den eller de som ärendet rör, om beslutet gått henne/honom emot.

10. Beslutsexpediering

Varje paragraf i protokollet expedieras; protokollsutdrag eller brev skickas till dem som berörs av beslutet. Den som initierat ett ärende får svar och den eller de som ska verkställa beslutet, exempelvis avstycka mark, får också kännedom om beslutet.

11. Arkivering

När ärendet är slutbehandlat arkiveras det efter ett särskilt system så att det ska bli lätt att hitta ett gammalt ärende. Även när handlingarna lagts till kommunens arkiv finns det lagar som styr. Så här uttrycks det i arkivlagen:

"En myndighets arkiv bildas av de allmänna handlingarna från myndighetens verksamhet och sådana handlingar som avses i 2 kap. 9 § tryckfrihetsförordningen och som myndigheten beslutar skall tas om hand för arkivering."

Myndigheternas arkiv är en del av det nationella kulturarvet. Myndigheternas arkiv skall bevaras, hållas ordnade och vårdas så att de tillgodoser,

  1. rätten att ta del av allmänna handlingar,
  2. behovet av information för rättskipningen och förvaltningen, och
  3. forskningens behov.

Kontakt

Kommunsekreterare

Kristoffer Baas
Tfn 0271-570 77

Senast uppdaterad 2018-09-24 08.52

Tyck till om sidan